文书管理制度细则解释(文书管理办法和手续)

文书管理制度细则解释

制度名称文书管理制度受控状态

编号

执行部门监督部门考证部门

第一章总则

第1条目的

为使文书管理制度化、规范化，以增进文书处理的品质及效率，特制定本制度。

第2条范围

本单位各部门与外界往来文书的收发均由行政管理部负责。

第二章收文

第3条签收文件时，要确认收文单位或收件人姓名无误后再进行签收。

第4条签收文件时，要对文件的份数、标题等内容逐份清查核对，如发现其中一项不对口，应及时报告主管领导。

第5条签收文件应签写姓名并注明时间。

第6条文件的登记编号：对收到的文件，要分类逐件在《收文登记簿》上详细登记。登记项目一般包括收到日期、顺序编号、来文单位、发文字号和文件标题。参加各种会议带回的文件、材料，在传达、汇报结束后应交行政管理部保管，个人不得存放。

第7条内部制发文件流转，由各部门自行登记、收文、立卷、存档。

第三章发文

第8条企业的文件由行政管理部负责起草和审核，由总经理签发；企业本部各部门的文件由各部门负责起草办公室审核，由总经理签发。

第9条以各部门名义撰写的文件，由各部门自行登记、签发。

第10条在企业日常项目开发和经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项应按有关制度办理，经分管领导批准后，由主管业务部门书面或口头通知执行，一般不用企业文件的形式发布。

第四章分文

第11条外来文件由行政管理部登记收文后，根据业务性质分送各有关部门处理。

第12条内部制发文件流转时，由发文部门登记签发后，直接送收文部门登记签收。

第五章会签

第13条需多部门或多人会签处理的文件应附上《收文处理单》。

第14条各部门收到需参与会签的文件时，须本着本部门的职责及时认真处理并签署意见。

第15条文件收文后，再依《收文处理单》内所指定的会签顺序，转送其他会签部门或某人，若某部门或某人为最后一个会签单位，则处理后将本文件转送行政管理部。

第16条重要文件的审核、批示与执行

涉及企业总体协调或应由总经理审核的文件，由行政管理部汇总签办意见，呈总经理或交其他授权者做最终的审核、批示，并下发相关部门予以执行。

第六章立档

第17条经办理归档后的文件应立档管理。行政文件由办公室立档管理，业务文件由业务办公室立档管理，次年移交档案室管理。

第18条立档按年度、机构、问题分类立卷，卷中按规定编页码号，卷首有案卷目录。

第19条文件档案用卷宗按规定装订保存。

第七章文书日常管理

第20条借阅

（1）凡因工作需要借阅文件时，必须履行手续，一般文件经部门经理签字同意，重要文件经总经理同意方可借阅。

（2）文件借出室外需登记，借阅期间应保证文件的完整与安全，阅后在规定时间内归还。

（3）翻印（复印）如需复印文件，应经领导同意方可复印。

第21条保管

（1）文件应妥善保管，防虫、防霉、防丢失，保证文件的安全。

（2）所有文件应有专柜存放，加锁，定期清理翻动、通风、防湿。

（3）机密文件按密级保管，不得随便放置于公共场所，不得私自摘录或对外泄露。

第22条文件的销毁

文件的销毁应请示领导签字同意，并建账登记，经两人以上监督销毁，任何人不得私自销毁文件。

第八章附则

第23条本制度由行政管理部负责解释，自颁布之日起实施。

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